SCHIMBARE…Inspectoratul Teritorial de Muncă Vaslui anunță angajatorii și toate persoanele interesate că a fost aprobată procedura de acces, în vederea completării, transmiterii și interogării datelor din și în Registrul general de evidență a salariaților (REGES – ONLINE). De reținut este faptul că au obligația de a întocmi și accesa Registrul, de a completa și transmite în acesta elementele contractului individual de muncă privind încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea acestuia persoanele fizice sau juridice de drept privat. De asemenea, aceeași obligație o au și instituțiile, autoritățile publice sau alte entități care angajează personal în baza unui contract individual de muncă. Mai mult, aceleași obligații le au și misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, reprezentanțele organizațiilor internaționale acreditate în România, institutele culturale și reprezentanțele comerciale și economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetățenia română sau pentru străinul cu drept de muncă în România. Tot aici se încadrează și unitățile fără personalitate juridică ale angajatorilor – sucursale, agenții, reprezentanțe, puncte de lucru sau alte asemenea unități fără personalitate juridică care au obligația de a înființa, completa și transmite Registrul, dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții: au primit delegare de competență pentru încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă sau dacă au primit delegare de competență pentru completarea și transmiterea datelor în Registru.
Iată cum trebuie completat Registrul general de evidență a salariaților. Registrul cuprinde datele existente în baza națională de date, transmise de angajatori, potrivit prevederilor in vigoare privind întocmirea și completarea registrului general de evidență a salariaților. Registrul se completează cu respectarea prevederilor legale, iar completarea și transmiterea datelor în Registru, precum și prelucrarea acestora se realizează de către unul sau mai mulți salariați, desemnați prin decizie scrisă de către angajatori, cu respectarea dispozițiilor legale privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date. Angajatorii pot contracta serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori, cu respectarea obligațiilor legale privind protecția datelor cu caracter personal. Angajatorii care au contractat serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru au obligația de a completa și transmite în acesta, utilizând opțiunea „Delegare”, următoarele date: datele de identificare ale prestatorului – CUI/CIF, denumirea prestatorului, data încheierii contractului de prestări servicii, data de început a prestării de servicii, durata contractului de prestări servicii, data încetării contractului de prestări servicii. Transmiterea datelor se realizează în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii, respectiv încetării contractului de prestări servicii. În cazul în care, pentru înființarea, completarea și transmiterea Registrului, angajatorii folosesc aplicații informatice proprii de gestiune a salariaților, aceste aplicații trebuie să cuprindă și să furnizeze elementele și datele obligatorii care sunt publicate pe portalul reges.inspectiamuncii.ro.
Cum se transmit datele în Registrul general de evidență a salariaților și cum poate fi acesta accesat
Conform legislației în vigoare, Registrul se completează și se transmite prin intermediul portalului reges.inspectiamuncii.ro sau prin aplicații informatice proprii ale angajatorilor, conectate la acest portal. Completarea și transmiterea datelor în Registru se fac cu respectarea termenelor legale. De asemenea, angajatorii au obligația de a completa și transmite datele în Registru cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către primul salariat. Accesul salariaților sau foștilor salariați la aplicația REGES-ONLINE se face individual, după cum urmează: prin utilizarea identității digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicația RoeID. De asemenea, se poate face și prin utilizarea unui certificat digital calificat privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea. Și nu în ultimul rând, prin obținerea aprobării unei solicitări de activare a contului, de la inspectoratul teritorial de muncă căruia i se adresează la ghișeu, în baza identificării vizuale și verificării cărții de identitate a solicitantului. De reținut este și faptul că accesul angajatorilor la aplicația REGES-ONLINE se face individual, după cum urmează: prin utilizarea identității digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicația RoeID, prin utilizarea unui certificat digital calificat, prin obținerea aprobării unei solicitări de activare a contului, până la obținerea accesului, dar nu mai mult de 30 de zile, de la inspectoratul teritorial de muncă căruia i se adresează la ghișeu, în baza identificării vizuale și verificării cărții de identitate a solicitantului. În plus, salariații pot obține extrase din Registru astfel: online, prin accesarea aplicației REGES-ONLINE, secțiunea „Registrul pentru Salariați” sau a aplicației „Salariat”, de pe telefonul mobil, de la Info Kioskul amplasat la sediul ITM Vaslui, de la angajatori, de la Inspectoratul Teritorial de Muncă, în situația în care salariatul nu are nicio posibilitate tehnică de a obține acces la REGES-ONLINE. De asemenea, angajatorii pot obține extrase din Registru prin accesarea aplicației REGES-ONLINE, secțiunea „Registrul pentru Angajatori”.
Cum se face autorizarea accesului la Registru unui angajator
Autorizarea accesului, pentru reprezentanții legali ai angajatorilor înregistrați la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), autorizarea se realizează automat de către sistem, prin verificarea în RECOM a calității solicitantului. De asemenea, pentru reprezentanții legali ai angajatorilor neînregistrați la ONRC, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, și anume: hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv, certificatul de înregistrare fiscală, actul care atestă calitatea de reprezentant legal a solicitantului. Pentru împuterniciții desemnați de reprezentanții legali ai angajatorilor cu capital privat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică de către respectivii împuterniciți semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, și anume: certificat de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală, hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv, împuternicire notarială pentru solicitant sau, după caz, contractul de prestări servicii/actul adițional la acesta din care rezultă obligația prestatorului, prin reprezentantul legal al acestuia, de creare a contului de acces al angajatorului în Registru. În plus, pentru împuterniciții desemnați de reprezentanții legali ai angajatorilor cu capital de stat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, și anume: act constitutiv, act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală și împuternicire semnată digital de către reprezentantul legal sau împuternicire notarială pentru solicitant. Pentru reprezentanții legali și împuterniciții angajatorilor prevăzuți de lege privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cu modificările și completările ulterioare, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, și anume: act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală și actul administrativ semnat digital de către reprezentantul legal de desemnare a împuternicitului. De reținut este și faptul că Inspectoratul Teritorial de Muncă poate respinge cererea de acces la Registru în cazul nerespectării condițiilor legale, precum și în cazul în care constată inadvertențe în documentele comunicate în vederea autorizării, în termen de cel mult 3 zile lucrătoare. În cazul respingerii cererii de acces, angajatorii au obligația de a formula o nouă cerere, cu respectarea prevederilor prezentei proceduri.
Mențiuni privind perioada de tranziție, de la Revisal, la noul sistem informatic REGES-ONLINE
SISTEM NOU… Conform noilor prevederi legale, angajatorii au obligația de a solicita accesul în Registru în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a HG 295/2025. În acest termen, angajatorii au obligația de a completa și transmite în Registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării Registrului, care nu se regăsesc în sistemul informatic care face obiectul soluției tehnice pentru transmiterea datelor în registru de către angajatori. Angajatorii care nu au înființat și transmis Registrul vor utiliza exclusiv REGES-ONLINE. Angajatorii care au transmis date în Registru anterior datei intrării în vigoare a HG 295/2025 pot transmite în continuare fișiere generate din aplicația Revisal, atât online, cât și la ghișeele inspectoratului teritorial de muncă, doar până la data înregistrării în platforma REGES-ONLINE, fără a depăși termenul de 6 luni. La data intrării în vigoare a prezentei proceduri se sistează operațiunile de eliberare a numelui de utilizator și parolei pentru transmiterea fișierelor generate din aplicația Revisal și serviciile de recuperare informații în vederea refacerii bazei de date Revisal, angajatorii având posibilitatea utilizării noului sistem REGES-ONLINE. Indiferent de modul de transmitere a datelor în Registru de către angajatori, salariații vor putea obține extrase din Registru în urma înrolării în REGES-ONLINE.
